En principio, el procedimiento para usar un filtro avanzado requiere tres rangos:
La lista general.
Un rango auxiliar donde se indica el criterio de búsqueda.
Un segundo rango auxiliar con los títulos de los campos que queremos obtener.
Por ejemplo, supongamos que tenemos la lista general en [A1:C16] y queremos conocer los nombres de las personas ingresadas después del 31 de mayo de 2005. Preparamos el primer rango auxiliar o “rango de criterios”:
1. En [E1] escribimos el nombre del campo sobre el que se aplica el criterio. En este caso, Fecha de ingreso.
2. Debajo, en [E2], escribimos el criterio propiamente dicho. En este caso, >31/5/2005. Es decir, que la fecha de ingreso sea mayor (posterior) al 31 de mayo de 2005.
Para el segundo rango auxiliar, o “rango de salida”, escribimos en [G1] el nombre del campo cuyo contenido nos interesa. En este caso, Nombre.
Ahora comenzamos:
1. Tomamos las opciones [Datos/Filtro/ Filtro avanzado]. Aparece un cuadro donde tenemos que indicar cada rango.
2. Marcamos la opción [Copiar a otro lugar].
3. Dentro de [Rango de la lista:] seleccionamos la lista general, incluyendo la fila de títulos.
4. Dentro de [Rango de criterios:] seleccionamos [E1:E2].
5. Dentro de [Copiar a:] seleccionamos la celda [G1], o rango de salida.
6. Hacemos un clic en [Aceptar].
Si todo sale bien, obtendremos, a partir de [G1], la lista de nombres con fecha de ingreso posterior al 31 de mayo de 2005.
El problema aparece cuando la fecha de comparación no se escribe en el propio rango de criterio, sino que se toma de una celda. Por ejemplo, en [E5]. Uno esperaría que el criterio pasara a ser >E5. Pero Excel interpretaría E5 como un texto y no como la referencia a una celda.
Se puede crear criterios “variables”, en función del valor de una celda, con una expresión lógica. El rango de criterios quedaría así:
n La primera celda, [E1], la dejamos vacía.
n En la segunda celda, [E2], escribimos =B2>E$5.
En esta expresión, la celda [B2] representa la columna de fechas de ingreso. Se fija la referencia a la fecha escrita en [E5] para que todas las fechas de ingreso se comparen con ella. El resto del procedimiento es igual que en el primer ejemplo.
