2 noviembre, 2009
¿Quién no entró alguna vez a Access por curiosidad y se dio cuenta de que es totalmente distinto de cualquier otro programa de la suite de Office? Nosotros nos preguntamos: ¿Y esto qué es?, ¿Cómo se usa?, ¿Para qué sirve? Para responder a todas esas preguntas y a otras que seguramente irán apareciendo, vamos a comenzar a conocerlo.
Access es un gestor y administrador de bases de datos, en el cual podemos interactuar entre diversos objetos que se relacionan entre sí de una u otra manera. Y aquí surge otra pregunta: ¿qué es una base de datos? Entonces diremos que es un conjunto de tablas relacionadas entre sí y que contienen datos agrupados de manera lógica.
Cabe aclarar que hay, quizás, alguna base de datos que por ser muy pequeña contiene simplemente una tabla o dos, pero sin relacionarse. Para entender la definición más claramente, imaginemos por un instante el cajón de la mesada en donde tenemos los cubiertos. El cajón completo es la base de datos, cada una de las divisiones es una tabla, y en cada una de esas divisiones nosotros deberíamos agrupar de manera lógica los cubiertos; es decir, en una división todos los cuchillos, en otra división las cucharas, etc. (lamentablemente, mi cajón de la mesada no es una base de datos porque está todo en cualquier lugar, ¡y creo que en la de ustedes también!). Lo que debemos tener en cuenta es que en Access se crea todo desde cero; incluso la base de datos se crea vacía y luego se comienza con la generación de las tablas.
CREACIÓN DE BASE DE DATOS Y TABLAS
Para crear nuestra base de datos bastará con hacer clic en el icono que se nos muestra como una hoja en blanco, que dice [Nueva base de datos en blanco]. A continuación, aparecerá a la derecha la opción para ponerle el nombre a la base de datos y el lugar donde guardarla, junto con el botón [Crear], que es el que presionaremos para ir al siguiente paso. Para mi ejemplo yo le he puesto “biblioteca”.
Si hicimos todo bien, nos aparecerán las opciones para crear nuestra primera tabla. Lo primero que haremos será trabajar de la manera más clásica y entendible, que es cambiar el tipo de vista. Access 2007 nos da la opción de ver las tablas en vista hoja de datos y vista hoja de diseño.
Entonces, desde el menú [Ver], que se encuentra en la parte superior derecha, desplegaremos la flecha del menú y elegiremos la opción [Vista de diseño]. Se nos pedirá que guardemos la tabla para continuar, por lo que le asignaremos el nombre “Socios” y presionaremos [Aceptar].
Ahora que tenemos nuestra tabla, deberemos indicarle qué campos la compondrán, utilizando el recuadro como referencia. Vamos a pensar para una biblioteca qué campos usaríamos para ingresar información. Como a nuestra tabla le pusimos el nombre “Socios”, vamos crear campos que contengan información de la persona. Deberemos tener en cuenta dos cosas: primero, que el campo Legajo es autonumérico, para que nadie pueda cargar mal ni repetir el legajo de la persona, y así hacer una base de datos estable.
Segundo, se estarán preguntando por qué DNI (Documento Nacional de Identidad) y Teléfono están como texto y no como número. Como la mayoría de la gente, al cargar un documento, lo hace usando puntos (nos referimos a 22.333.666) y cuando carga un teléfono lo hace usando símbolos (nos referimos a (0343)-4223322/33), lo que tenemos que tratar es que nuestro sistema sea estable, y como no vamos a usar dichos datos para realizar cálculos matemáticos, los pondremos como tipo de dato texto sin ningún tipo de problema. A continuación, deberemos crear la siguiente tabla para poder hacer lo que vamos a llamar relaciones. Entonces, nuestra segunda tabla, a la que llamaremos Préstamos, la compondremos de la manera mostrada en la imagen.
Extracto de nota publicada en Users 223
Autor: Federico Schroeder
Además en la nota:
-Campos y tipos de datos: texto, memo, número, fecha/hora, moneda, autonumérico, sí/no, objeto Ole, hipervínculo, datos adjuntos, asistente para búsquedas.
-Relaciones entre tablas.
-Creación de formularios.
-Un poco de historia.
Y mucho más.
