25 septiembre, 2009
En algunos casos, el poder de esta herramienta puede resolvernos en minutos lo que, de otra forma, demandaría muchas horas de trabajo.
Data Merge forma parte de las herramientas de InDesign desde la versión CS. Su objetivo es vincular un archivo en el que tenemos una serie de datos (en general, de Excel), con un documento de InDesign en el cual tendremos que completar determinados campos en reiteradas instancias.
Algunos ejemplos de esto son catálogos, certifi cados, diplomas, fi chas, newsletters personalizados y tarjetas personales, entre otros. Las posibilidades pueden ser de lo más exóticas; por ejemplo, en una oportunidad tuve que realizar una colección de diez tomos de libros de sudokus, los cuales, con el archivo de datos indicado, se resolvieron de manera muy sencilla y que, de otro modo, me hubieran demandado unas cuantas noches sin dormir.
El archivo base en Excel El proceso de Data Merge consta de dos partes. La primera es generar un archivo base con los datos que sea compatible con InDesign, para lo cual la plantilla debe cumplir con ciertos requisitos que veremos a continuación.
Para empezar, el programa de Adobe tiene que interpretar cada columna de la planilla como un campo independiente, y cada fila, como una nueva instancia. Luego, los nombres de cada campo serán el texto que figure en la fila 1 de cada columna, por lo que es importante añadir una nueva fi la y etiquetar las columnas si el archivo con el que estamos trabajando no dispone de ellas.
También contamos con la posibilidad de añadir un campo que nos permita actualizar automáticamente las imágenes de nuestro documento de InDesign. Para hacerlo, debemos disponer en nuestro documento base de una columna que contenga la ruta completa de cada una de las imágenes, y a la cual le colocaremos “@” al principio del nombre del campo para que ID lo reconozca como información de imágenes.
Al intentar hacer esto en Excel, el programa nos dará un mensaje de error, debido a que utiliza dicho símbolo para una de sus funciones. La solución, entonces, es añadir un apóstrofo (‘) antes de la arroba.
Por último, para que el archivo sea reconocido por Data Merge, tenemos que guardarlo en alguno de los dos formatos compatibles. Las opciones en este campo son guardarlo como CSV (es un archivo delimitado por comas) o como TXT (delimitado por tabs). En la mayoría de los casos es mejor utilizar la segunda alternativa, ya que nos permite tener comas dentro de los campos mismos, algo que, cuando existe un campo “Dirección”, por ejemplo, puede resultar necesario. En cualquiera de los dos casos, Excel nos advierte que va a perder capacidad de edición sobre el archivo, debido a que se está guardando en un formato de texto plano. En nuestro trabajo, esto no es ningún problema, de modo que aceptamos.
Nota publicada en Users Digital Design 3
También en la nota:
El documento en InDesign, Previsualización, Integración Excel+InDesign, Alerta, Crear el documento fusionado, Ajuste, y mucho más.
